Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej dostępnej pod adresem: www.oldtimerspot.pl

Dokument wyjaśnia również zasady wykorzystywania plików cookies oraz podobnych technologii stosowanych w Serwisie.

Dbamy o prywatność użytkowników i przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu jest:

[pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy]
prowadzący działalność pod marką Oldtimer Spot
adres: [pełny adres firmy]
NIP: [NIP]
REGON: [REGON – opcjonalnie]

Kontakt w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych:

e-mail: kontakt@oldtimerspot.pl
telefon: [numer telefonu]

Jeżeli Oldtimer Spot jest wyłącznie marką, w polityce musi pojawić się pełna nazwa podmiotu, który faktycznie prowadzi działalność i decyduje o sposobie wykorzystywania danych. Użytkownik powinien móc łatwo ustalić, kto jest administratorem i jak się z nim skontaktować.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane dotyczące poszukiwanego samochodu,
• informacje podane w treści wiadomości lub formularza,
• przesłane pliki, zdjęcia lub linki,
• adres IP,
• informacje o urządzeniu i przeglądarce,
• dane dotyczące aktywności w Serwisie,
• identyfikatory plików cookies i podobnych technologii.

Proponuję nie wpisywać tu ogólnego zdania „przetwarzamy wszelkie dane przekazane przez użytkownika”. Lepiej wymienić realne kategorie danych.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

4.1. Obsługa formularza kontaktowego

Dane podane w formularzu kontaktowym przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przedstawienia informacji dotyczących samochodu lub usług Oldtimer Spot,
• prowadzenia dalszej korespondencji związanej ze zgłoszeniem.

Podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na żądanie użytkownika przed ewentualnym zawarciem umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO, lub prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.2. Indywidualne poszukiwanie samochodu

Dane przekazane w formularzu indywidualnego zamówienia przetwarzamy w celu:

• poznania oczekiwań dotyczących poszukiwanego samochodu,
• skontaktowania się z użytkownikiem,
• przygotowania zakresu współpracy,
• rozpoczęcia i prowadzenia procesu poszukiwania pojazdu,
• weryfikacji dostępnych egzemplarzy,
• przygotowania i realizacji transakcji.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy oraz realizacja umowy, jeżeli do jej zawarcia dojdzie.

4.3. Zawarcie i realizacja umowy

Jeżeli użytkownik zdecyduje się skorzystać z usług Oldtimer Spot, dane mogą być przetwarzane w celu:

• przygotowania i zawarcia umowy,
• realizacji usługi,
• kontaktu związanego z realizacją zamówienia,
• organizacji transportu, oględzin lub ekspertyzy,
• dokonania rozliczeń,
• prowadzenia dokumentacji księgowej.

Podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — realizacja umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne, w szczególności podatkowe i rachunkowe.

4.4. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.5. Marketing bezpośredni

Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną zgodę, możemy przesyłać informacje dotyczące:

• samochodów dostępnych w ofercie,
• nowych egzemplarzy odpowiadających zainteresowaniom użytkownika,
• usług Oldtimer Spot,
• wydarzeń i aktualności związanych z marką.

Zgoda marketingowa powinna być dobrowolna, oddzielona od zgody wymaganej do wysłania formularza i możliwa do wycofania w dowolnym momencie.

Nie należy uzależniać obsługi zapytania od zaznaczenia zgody marketingowej.

4.6. Analityka i rozwój Serwisu

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na analityczne pliki cookies, dane dotyczące korzystania z Serwisu mogą być przetwarzane w celu:

• analizy ruchu,
• badania sposobu korzystania ze strony,
• poprawy jej funkcjonalności,
• pomiaru skuteczności działań marketingowych.

Podstawą przetwarzania danych związanych z opcjonalnymi cookies i narzędziami śledzącymi jest zgoda użytkownika.

4.7. Reklama i remarketing

Jeżeli strona wykorzystuje narzędzia takie jak Google Ads lub Meta Pixel, a użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, dane mogą być używane do:

• mierzenia skuteczności reklam,
• tworzenia grup odbiorców,
• prowadzenia remarketingu,
• dopasowywania komunikatów reklamowych.

Piksele, identyfikatory i podobne mechanizmy śledzenia również mogą podlegać wymogom dotyczącym zgody, a nie tylko klasyczne pliki cookies.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zapytania.

Brak podania wymaganych danych, takich jak adres e-mail lub numer telefonu, może uniemożliwić skontaktowanie się z użytkownikiem i realizację zgłoszenia.

Pola opcjonalne powinny być faktycznie oznaczone jako opcjonalne. Nie zbierałbym numeru telefonu jako obowiązkowego, gdy możliwa jest odpowiedź e-mailowa, chyba że telefon jest niezbędnym elementem procesu sprzedażowego.

6. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane:

• w przypadku zwykłego zapytania — przez czas potrzebny do jego obsługi, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
• w przypadku procesu poszukiwania samochodu — przez czas prowadzenia rozmów, realizacji usługi oraz przez właściwy okres przedawnienia roszczeń;
• w przypadku dokumentów księgowych — przez okres wymagany przepisami prawa;
• w przypadku marketingu — do czasu wycofania zgody lub skutecznego wniesienia sprzeciwu;
• w przypadku danych analitycznych — przez okres wynikający z ustawień poszczególnych narzędzi lub do czasu wycofania zgody;
• w przypadku danych technicznych i logów — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

Polityka może podawać konkretne terminy, np. 12 miesięcy dla nieaktualnych zapytań, ale tylko wtedy, gdy firma rzeczywiście będzie ich przestrzegała.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

• dostawcy hostingu,
• dostawcy poczty elektronicznej,
• administratorom i serwisantom strony internetowej,
• dostawcom systemu formularzy,
• podmiotom świadczącym usługi IT,
• biuru rachunkowemu,
• kancelarii prawnej,
• dostawcom systemów analitycznych i reklamowych,
• firmom transportowym, rzeczoznawcom lub podmiotom uczestniczącym w realizacji usługi — wyłącznie w zakresie niezbędnym do jej wykonania.

W polityce warto wpisać konkretne firmy, gdy wiadomo, że są wykorzystywane stale, np.:

• home.pl — hosting i poczta,
• Google Ireland Limited — analityka, mapy, reCAPTCHA lub reklamy,
• Meta Platforms Ireland Limited — działania reklamowe,
• Trustindex lub inny dostawca widżetu opinii,
• WPForms — obsługa formularzy, zależnie od konfiguracji.

Nie należy jednak wpisywać narzędzi, których strona faktycznie nie używa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie właściwych mechanizmów prawnych, takich jak:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
• standardowe klauzule umowne,
• dodatkowe zabezpieczenia wymagane przepisami.

Jeżeli strona korzysta z Google, Meta, Cloudflare, reCAPTCHA lub amerykańskich systemów mailingowych, ten punkt powinien zostać pozostawiony i dopasowany do polityk konkretnych dostawców.

9. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — gdy ma zastosowanie,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji praw należy skontaktować się pod adresem:

kontakt@oldtimerspot.pl

RODO przewiduje m.in. prawo do sprostowania i usunięcia danych oraz wymaga poinformowania użytkownika o przysługujących mu uprawnieniach.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane użytkowników nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

W ramach narzędzi reklamowych może dochodzić do profilowania polegającego na dopasowaniu treści reklamowych do aktywności użytkownika. Profilowanie to nie wywołuje jednak wobec użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa na niego w podobnie istotny sposób.

11. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• zapisania ustawień użytkownika,
• zabezpieczenia formularzy,
• prowadzenia statystyk,
• pomiaru skuteczności reklam,
• prowadzenia remarketingu,
• wyświetlania treści pochodzących z zewnętrznych serwisów.